Código ético
PRÓLOGO
El presente Código Ético expresa los compromisos y las responsabilidades éticas en la conducción de los negocios y de las actividades de la empresa asumidas por todos aquellos que tienen relaciones de cualquier naturaleza con IPS S.p.A. o promueven su desarrollo en cualquier nivel de responsabilidad. Este Código Ético representa un componente fundamental de su modelo organizativo y de su sistema de control interno, en la convicción de que la ética en la conducción de los negocios es también una condición de éxito para la empresa. La elaboración de este Código Ético y, por tanto, su aplicación, constituyen un elemento esencial del sistema de control preventivo de IPS S.p.A., así como una directriz cuyas normas de conducta deben tenerse presentes en el trabajo diario. IPS S.p.A. vigilará cuidadosamente el cumplimiento del Código, proporcionando información adecuada, herramientas de prevención y control y asegurando la transparencia de las operaciones y conductas implementadas, interviniendo, si es necesario, con acciones correctivas.
DESTINATARIOS Y ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL CÓDIGO
Los destinatarios del código son:
- Miembros del Consejo de Administración;
- Miembros de la Junta de Auditores;
- Directores y Gerentes;
- Directivos, empleados y todos los colaboradores con los que se tengan relaciones contractuales por cualquier motivo, incluso de carácter ocasional y/o temporal.
El Código Ético se aplica, sujeto a la aprobación de los respectivos Consejos de Administración, y, en consecuencia, es vinculante para la conducta de todos sus empleados. Por último, el Código afectará a todos aquellos que mantengan relaciones comerciales y/o financieras de cualquier tipo con IPS S.p.A.
PRINCIPIOS GENERALES
La creciente presencia de IPS S.p.A. en los mercados nacionales e internacionales, sus operaciones en contextos institucionales y áreas de seguridad nacional, así como la multiplicidad de sus interlocutores, hacen que sea aún más importante la gestión ética de las relaciones internas y externas con todos los empleados, colaboradores, proveedores, socios, clientes, usuarios finales, accionistas, instituciones, etc. (en adelante, interlocutores, partes interesadas o destinatarios) . En las decisiones que afectan a las relaciones con sus interlocutores, IPS S.p.A. evita toda discriminación por motivos de edad, sexo, estado de salud, etnia, nacionalidad, opiniones políticas y creencias religiosas de sus interlocutores (clientes, proveedores, instituciones, etc.). IPS se compromete a respetar y promover los derechos humanos, tanto mediante el estricto cumplimiento de la ley en todos los países en los que opera, como adoptando los Diez Principios relativos a los derechos humanos, el trabajo, el medio ambiente y la lucha contra la corrupción definidos por el Pacto Mundial de las Naciones Unidas, promoviéndolos y haciéndolos suyos, y exigiendo a todos sus interlocutores que se comprometan a respetar absolutamente los principios contenidos en la Declaración Universal de los Derechos Humanos (DUDH). Al operar en un entorno que puede proporcionar autorizaciones específicas para la exportación de sus productos y servicios, IPS se compromete a cumplir todas las normativas nacionales, de la UE y de EE.UU. pertinentes, y obliga a sus interlocutores a hacerlo. En ausencia de garantías suficientes de cumplimiento de los principios generales aquí expuestos, IPS se compromete a abstenerse de participar en cualquier oportunidad de negocio y se reserva contractualmente el derecho a poner fin a cualquier colaboración existente en caso de cambio de contexto o de comprobación de incumplimiento por parte de sus interlocutores.
DIFUSIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL CÓDIGO ÉTICO
IPS S.p.A. se compromete:
- garantizar la más amplia difusión de su Código, en particular haciéndolo firmar para su aceptación por todos los empleados;
- publicación del Código en el sitio web;
- actualizarlo oportunamente para adaptarlo a posibles novedades normativas de relevancia para el propio código;
- poner también a disposición de todas las partes interesadas cualquier posible medio de aclaración sobre la interpretación y aplicación de las normas contenidas en el Código.
CONOCIMIENTO Y USO DEL CÓDIGO ÉTICO POR PARTE DE LOS EMPLEADOS
IPS S.p.A. opera en absoluto cumplimiento de las leyes y reglamentos vigentes en los países en los que desarrolla su actividad, de acuerdo con los principios establecidos en el Código Ético y los principios éticos comúnmente aceptados, según las normas internacionales en la realización de negocios, que son: transparencia, equidad y lealtad. La integridad moral es un deber constante de todos los Destinatarios que, por lo tanto, están obligados, en el ámbito de sus respectivas competencias, a conocer y observar las leyes y reglamentos vigentes en todos los países en los que IPS S.p.A. opera. Esto incluye también la atención y el cumplimiento de la normativa que regula la competencia, tanto en el mercado nacional como en el internacional. Las relaciones con las autoridades e instituciones públicas deben caracterizarse por la máxima imparcialidad, transparencia y cooperación, respetando plenamente las leyes y reglamentos y sus funciones institucionales. El personal de IPS S.p.A. está obligado a conocer las normas contenidas en el presente Código y tiene el deber de: abstenerse de comportamientos contrarios a dichas normas, dirigiéndose a sus Directivos en caso de necesidad de aclaraciones sobre la aplicación de las normas; comunicar rápidamente a su Directivo cualquier noticia relativa a posibles violaciones del Código o cualquier hipótesis/solicitud de violación que le haya sido propuesta; dicho Directivo será responsable de colaborar con las funciones corporativas encargadas de la investigación interna relativa a posibles riesgos de violación.
REGLAMENTO DE CONDUCTA
La misión de IPS S.p.A. consiste en la búsqueda de la excelencia en la realización de grandes proyectos informáticos y en el suministro de bienes, servicios y consultoría en el campo de la I.C.T. mediante la mejora de las competencias profesionales y el uso de herramientas tecnológicas innovadoras, con el fin de adquirir y mantener el liderazgo en el sector, creando así satisfacción para los clientes, valor para la empresa y un crecimiento profesional constante para sus empleados. Es política de IPS S.p.A. -y parte integrante de sus valores culturales- garantizar que las relaciones internas se caractericen por la plena confianza en las relaciones a todos los niveles: entre los Directivos y sus colaboradores, entre todo el personal y entre el personal y la Empresa. La base de esta confianza es el alto grado de compartición de los valores de la empresa, el espíritu de pertenencia y la participación en el proyecto común. Teniendo esto en cuenta, también es política de IPS S.p.A. promover una cultura interna caracterizada por el cumplimiento responsable de las Normas y Procedimientos Internos y, por supuesto, del Código Ético.
NORMAS DE CONDUCTA: DEBERES DE DIRECTORES, GERENTES, EMPLEADOS Y COLABORADORES.
Los directores, gerentes, empleados y colaboradores deben comprometerse a cumplir las leyes y reglamentos vigentes en todos los países en los que IPS S.p.A. opera. Este compromiso debe aplicarse también a todas las demás partes interesadas con las que IPS S.p.A. mantiene relaciones comerciales. Directores, gerentes, empleados y colaboradores realizan su trabajo con compromiso y constancia, atendiendo con diligencia las tareas y cometidos que se les encomiendan. El comportamiento debe ir encaminado a establecer relaciones de confianza y cooperación entre la organización y las personas interesadas a cualquier título en sus actividades. Al hacer uso de los bienes y servicios disponibles para su trabajo, el personal deberá poder justificar en todo momento que su utilización es conforme con el desempeño de su actividad profesional, evitando el despilfarro y el uso ineficiente de los mismos, garantizando, en todo caso, una adecuada conservación del valor de los bienes o servicios encomendados. Todos deben sentirse cuidadores y responsables de los activos de la empresa. El personal está sujeto a la estricta observancia del secreto oficial y a cualquier otra obligación de confidencialidad inherente a su cargo. En las relaciones privadas, los empleados con funciones directivas evitarán cualquier abuso de su posición con el fin de obtener ventajas indebidas para sí mismos o para otros. Se requieren directores, gerentes, empleados y colaboradores: actuar en los negocios con imparcialidad, sin permitir tratos de favor, adoptar sus decisiones con la máxima transparencia, rechazar presiones indebidas, no determinar ni contribuir a determinar situaciones de privilegio y no aprovecharse de ellas. Están prohibidos: prácticas corruptas, favores ilegítimos, comportamientos colusorios, solicitud directa o indirecta de ventajas personales o profesionales para sí mismo o para otros. No está permitido pagar u ofrecer, directa o indirectamente, pagos o beneficios materiales de cualquier tipo, proponer oportunidades de empleo a terceros, funcionarios públicos, empleados de la Administración Pública o a sus familiares y/o parientes políticos con el fin de influir en ellos o compensarlos por un acto de su cargo. Los actos de cortesía comercial, como regalos o formas de hospitalidad, sólo están permitidos cuando son de valor modesto, siempre que no superen un valor máximo de cortesía cuantificable según la costumbre ordinaria y el tipo de relación comercial y siempre en cumplimiento de la legislación vigente. Sin embargo, esto nunca debe interpretarse como una búsqueda de favores. En las relaciones con sus clientes, está obligada a observar escrupulosamente los procedimientos internos, a facilitar información precisa y completa sobre los productos y servicios para que el cliente pueda tomar decisiones con conocimiento de causa, y a atenerse a la verdad en la publicidad u otras comunicaciones. En las relaciones con los proveedores y en el caso de licitaciones, compras y, en general, suministro de bienes y servicios, es obligatorio
- Observar escrupulosamente los procedimientos relativos a la selección y gestión de las relaciones con los proveedores; no impedir que ninguna empresa proveedora
-en posesión de los requisitos exigidos- compita por la adjudicación de un contrato de suministro, adoptando criterios de evaluación objetivos y transparentes;
- obtener la cooperación de los proveedores para garantizar constantemente que los requisitos de los clientes de IPS S.p.A. se cumplan en términos de calidad, coste y plazos de entrega en una medida al menos igual a sus expectativas;
- no incurrir en conductas que puedan favorecer a uno o varios proveedores en detrimento de otros, ni en la fase de precalificación ni en la de adjudicación del suministro.
IPS S.p.A. exige que no se produzca ningún tipo de acoso en las relaciones laborales internas o externas, entendiendo por tal todas aquellas acciones que tiendan a aislar a grupos de trabajadores o individuos mediante actitudes hostiles e intimidatorias, incluido el acoso sexual, es decir, las propuestas de relaciones interpersonales realizadas a pesar de la expresa aversión del interlocutor. IPS S.p.A. prohíbe a todo el personal realizar su trabajo bajo los efectos del abuso del alcohol y/o el uso de estupefacientes y comercializarlos por cualquier motivo. La integridad moral es un deber constante de todos los destinatarios. Los Destinatarios también están obligados a asumir, en los locales de la Empresa y cuando actúen fuera de ellos en nombre y por cuenta de IPS S.p.A., un decoro personal en la higiene, vestimenta, comunicación escrita, verbal y gestual, en consonancia con los valores de sobriedad y cortesía propios de la organización. Por otra parte, IPS S.p.A. exige, en particular a los Administradores y Directivos, que se esfuercen activamente en proponer y realizar proyectos, inversiones y acciones comerciales y de gestión útiles para preservar y aumentar el patrimonio económico, tecnológico y profesional de la Sociedad. El cumplimiento de las normas del código ético es parte esencial de las obligaciones contractuales de los empleados de IPS S.p.A. - también en virtud y a los efectos del artículo 2104 del Código Civil y de las disposiciones del convenio colectivo de trabajo tomado como referencia en la organización. La infracción de las normas del código deontológico puede constituir un incumplimiento de las obligaciones primarias de la relación laboral y, a efectos de la misma, constituir una falta disciplinaria, con todas las consecuencias legales, incluso en lo que se refiere al mantenimiento de la relación laboral, y puede conllevar la indemnización de los daños y perjuicios derivados de la misma.
CONFLICTOS DE INTERESES
Los administradores, directivos, empleados y colaboradores en el ejercicio de sus funciones no deben tomar decisiones y no deben realizar actividades inherentes a sus funciones si se encuentran en una situación de conflicto de intereses. "El Código Civil establece en su artículo 2105 que el trabajador "no tratará negocios por cuenta propia o ajena, en competencia con el empresario, ni divulgará informaciones relativas a la organización y a los métodos de producción de la empresa, ni hará uso de ellas de manera que pueda perjudicarla". En el desarrollo de cualquier actividad, deben evitarse siempre situaciones en las que las personas implicadas estén o puedan incluso parecer estar en conflicto de intereses, entendiendo por tal tanto el caso en el que se persiga un interés distinto al de la organización como el caso en el que uno se aproveche personalmente de oportunidades de negocio de IPS S.p.A. A título enunciativo, pero no limitativo, las siguientes situaciones pueden dar lugar a un conflicto de intereses: ocupar un cargo de alta dirección o, en cualquier caso, tener poder de decisión y tener intereses económicos con proveedores, clientes o competidores, también a través de familiares y/o parientes políticos; tratar con proveedores y desarrollar actividades laborales -también por parte de un familiar- con proveedores; aceptar dinero, favores o cualquier otra utilidad de personas o empresas que estén o pretendan entablar relaciones comerciales con IPS S.p.A. Por lo tanto, los Destinatarios están obligados a notificar con prontitud a su superior jerárquico y/o persona de contacto funcional la aparición de situaciones de potencial conflicto de intereses entre sus propios intereses (directos o indirectos) y los de IPS S.p.A. En caso de que surja incluso la apariencia de un conflicto de intereses, se debe informar rápidamente a los responsables de la empresa, que se asegurarán de que la fuente de información se trate de forma correcta y confidencial y activarán los controles de verificación adecuados.
DERECHOS DEL PERSONAL Y VALORES COMPARTIDOS
IPS S.p.A. reconoce la centralidad de los recursos humanos en la convicción de que el principal factor de éxito de cualquier empresa es la contribución profesional de las personas que trabajan en ella, en un marco de lealtad y confianza mutua. Los recursos humanos son, por tanto, el elemento indispensable para la existencia y el desarrollo de la empresa. IPS S.p.A. se compromete a construir un entorno de trabajo basado esencialmente: en principios y valores, más que en reglas y normas de funcionamiento; en la competencia, la implicación y la motivación del personal, más que en la escala jerárquica de los cargos; en la eficacia de las relaciones, más que en los formalismos interpersonales; en la descentralización del nivel decisorio, más que en la centralización del mando. La participación en la toma de decisiones y la motivación del personal son, por tanto, las piedras angulares del "contrato" entre IPS S.p.A. y sus empleados para permitirles -a través de un proyecto común- expresar lo mejor de sus capacidades y a la Empresa alcanzar sus objetivos. IPS S.p.A. ofrece a todos los empleados las mismas oportunidades de empleo sin discriminación por motivos de etnia, sexo, religión, pertenencia a cualquier organización política, sindicato o de cualquier otro tipo. Las Funciones competentes se comprometen a adoptar criterios de mérito y competencia y, en todo caso, criterios estrictamente profesionales para cualquier decisión relativa a un empleado; a seleccionar, contratar, formar, remunerar y gestionar a los empleados sin discriminación de ningún tipo; a crear un entorno de trabajo en el que las características individuales no puedan dar lugar a discriminación de ningún tipo. IPS S.p.A. se compromete a adoptar un sistema de evaluación del rendimiento y del potencial basado en criterios de evaluación objetivos. IPS S.p.A. se compromete a garantizar a los empleados un proceso articulado, generalizado y continuo de aprendizaje colectivo, a través de modelos de formación capaces de potenciar las competencias y mejorar los conocimientos, las capacidades y los comportamientos de las personas, con el fin de permitir a la organización empresarial alcanzar sus objetivos a lo largo del tiempo y fomentar las capacidades y aspiraciones legítimas de las personas que, de este modo, pueden encontrar su realización en conjunción con la consecución de los objetivos de la empresa. IPS S.p.A. requiere un estilo de gestión altamente participativo y orientado a maximizar el valor de los recursos asignados a través del ejemplo, la confianza, la comunicación, la atención continua a las necesidades expresadas por los empleados, la claridad de los roles asignados, la construcción de un espíritu de equipo, el optimismo, para que cada grupo de trabajo exprese un valor superior a la suma de sus individuos. IPS S.p.A. se compromete a garantizar un sistema de circulación de la información dentro de la empresa para permitir que los empleados y colaboradores puedan operar, en el desempeño de sus funciones, con un nivel adecuado de información, incluida la inherente a los objetivos y estrategias fundamentales de la empresa. IPS S.p.A. se compromete a aplicar plenamente todos los principios y disposiciones de aplicación para proteger la salud de los trabajadores en el lugar de trabajo, adoptando todas las medidas necesarias y adecuadas, de acuerdo con los mejores conocimientos técnico-científicos, con el fin de garantizar la absoluta conformidad del lugar de trabajo con los más altos estándares de seguridad e higiene en el trabajo. Por lo tanto, las Funciones encargadas de la higiene y la seguridad en el trabajo - de conformidad con el Decreto Legislativo 81/08 - se comprometen a garantizar la máxima seguridad en el entorno de trabajo para el personal, los colaboradores y los huéspedes de las instalaciones de la empresa.
OBLIGACIONES DE CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE LA VIDA PRIVADA
IPS S.p.A. pone en práctica el pleno respeto del Código en materia de protección de los datos personales y de las normas que protegen la privacidad de todos los Destinatarios y, más en general, de todos aquellos que tienen, por cualquier motivo, contacto con la organización. El personal no puede acceder a los documentos internos, formalizados o en proceso de elaboración, por razón de las tareas que tiene asignadas y, en todo caso, en cumplimiento de las obligaciones legales vigentes y en la forma establecida en el documento corporativo de Privacidad, incluido el manual de "medidas mínimas de seguridad". El personal mantendrá la confidencialidad de cualquier información empresarial y/o comercial adquirida en el curso de su trabajo, salvo lo dispuesto en las normas internas aplicables. El personal no mantendrá relaciones con la prensa u otros medios de comunicación de masas en relación con las actividades de IPS S.p.A., a menos que dicha actividad constituya un mandato específico de su función o haya sido expresamente autorizada con antelación por su superior. Además, el personal no divulgará en ningún sitio o comunidad virtual de Internet, comentarios o información relativa a la privacidad de las personas físicas o jurídicas relacionadas con IPS S.p.A. IPS S.p.A. implementa las disposiciones en aplicación del Reg. UE 679/2016 (GDPR) destinadas a proteger los datos personales tales datos, sujetos a tratamiento, deben ser: - un trato legal y justo; - recogidos y registrados con fines explícitos y legítimos, y utilizables en otras operaciones de tratamiento en términos no incompatibles con dichos fines, exactos y, en su caso, actualizados; - pertinentes, completos y no excesivos en relación con los fines para los que se recogen y posteriormente se tratan; - conservarse en una forma que permita la identificación de los interesados durante un período no superior al necesario para los fines para los que fueron recogidos o posteriormente tratados.
SISTEMA DE CONTROL INTERNO E INFORMACIÓN
El sistema de control interno de IPS S.p.A. debe basarse en los principios de transparencia de los actos y verificación de los controles internos, y en particular: cada operación y transacción debe estar correctamente registrada, autorizada, verificable, legítima, coherente y congruente. Todas las acciones y operaciones de IPS S.p.A. deben ser verificadas en su proceso de toma de decisiones, autorización y ejecución. Para cada operación se archiva una documentación justificativa adecuada de la actividad realizada, de modo que se pueda reconstruir con precisión la operación e identificar los distintos niveles de responsabilidad, el sistema debe garantizar la aplicación del principio de separación de funciones, según el cual la autorización para realizar una operación debe ser validada por una persona distinta de la que la contabiliza, la realiza operativamente o la controla. El personal de IPS S.p.A. que tenga conocimiento de violaciones del presente Código, así como de omisiones, falsificaciones, negligencias de las cuentas o de la documentación en la que se basan los registros, deberá informar formalmente de los hechos a los Directivos de la Empresa. IPS S.p.A. se compromete a mantener y desarrollar procedimientos manuales e informáticos para regular la realización de las actividades mencionadas, previendo los puntos de control adecuados y la aplicación del principio de separación de funciones y el cumplimiento de los principios contables. IPS S.p.A. va a asignar a cargos directivos definidos, mediante resoluciones específicas de los Consejos de Administración, poderes de autorización y firma apropiados en línea con las responsabilidades organizativas y de gestión. IPS S.p.A. se compromete a establecer un sistema de control de gestión que le permita obtener información oportuna sobre la existencia de situaciones críticas generales o particulares. IPS S.p.A. se compromete a comunicar y formar a sus empleados sobre herramientas como los poderes de autorización, las líneas jerárquicas de información, los procedimientos y todo aquello que contribuya a la transparencia de las operaciones diarias; todos los empleados deben participar en el sistema de control de la empresa. Los directivos y las empresas de auditoría designadas tienen libre acceso a los datos, documentos e información útiles para el desempeño de las actividades de las que son responsables y competentes.
INCUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO ÉTICO
La violación de los principios establecidos en el Código Ético y en los procedimientos establecidos en los protocolos específicos compromete la relación de confianza entre IPS S.p.A. y los Destinatarios. Por lo tanto, IPS S.p.A. perseguirá dichas infracciones de forma incisiva, rápida e inmediata, mediante medidas disciplinarias apropiadas y proporcionadas, independientemente de la posible relevancia penal, civil y administrativa de dicha conducta. Todos los destinatarios deben tomarse en serio los efectos de las violaciones de los principios establecidos en el Código Ético y los protocolos específicos. Con el fin de proteger su imagen y salvaguardar sus recursos, IPS S.p.A. no mantendrá relación alguna con partes que no tengan la intención de operar en estricto cumplimiento de la normativa vigente y/o se nieguen a firmar y aceptar comportarse de acuerdo con los valores y principios establecidos en el mencionado Código Ético.
El presente Código Ético expresa los compromisos y las responsabilidades éticas en la conducción de los negocios y de las actividades de la empresa asumidas por todos aquellos que tienen relaciones de cualquier naturaleza con IPS S.p.A. o promueven su desarrollo en cualquier nivel de responsabilidad. Este Código Ético representa un componente fundamental de su modelo organizativo y de su sistema de control interno, en la convicción de que la ética en la conducción de los negocios es también una condición de éxito para la empresa. La elaboración de este Código Ético y, por tanto, su aplicación, constituyen un elemento esencial del sistema de control preventivo de IPS S.p.A., así como una directriz cuyas normas de conducta deben tenerse presentes en el trabajo diario. IPS S.p.A. vigilará cuidadosamente el cumplimiento del Código, proporcionando información adecuada, herramientas de prevención y control y asegurando la transparencia de las operaciones y conductas implementadas, interviniendo, si es necesario, con acciones correctivas.
DESTINATARIOS Y ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL CÓDIGO
Los destinatarios del código son:
- Miembros del Consejo de Administración;
- Miembros de la Junta de Auditores;
- Directores y Gerentes;
- Directivos, empleados y todos los colaboradores con los que se tengan relaciones contractuales por cualquier motivo, incluso de carácter ocasional y/o temporal.
El Código Ético se aplica, sujeto a la aprobación de los respectivos Consejos de Administración, y, en consecuencia, es vinculante para la conducta de todos sus empleados. Por último, el Código afectará a todos aquellos que mantengan relaciones comerciales y/o financieras de cualquier tipo con IPS S.p.A.
PRINCIPIOS GENERALES
La creciente presencia de IPS S.p.A. en los mercados nacionales e internacionales, sus operaciones en contextos institucionales y áreas de seguridad nacional, así como la multiplicidad de sus interlocutores, hacen que sea aún más importante la gestión ética de las relaciones internas y externas con todos los empleados, colaboradores, proveedores, socios, clientes, usuarios finales, accionistas, instituciones, etc. (en adelante, interlocutores, partes interesadas o destinatarios) . En las decisiones que afectan a las relaciones con sus interlocutores, IPS S.p.A. evita toda discriminación por motivos de edad, sexo, estado de salud, etnia, nacionalidad, opiniones políticas y creencias religiosas de sus interlocutores (clientes, proveedores, instituciones, etc.). IPS se compromete a respetar y promover los derechos humanos, tanto mediante el estricto cumplimiento de la ley en todos los países en los que opera, como adoptando los Diez Principios relativos a los derechos humanos, el trabajo, el medio ambiente y la lucha contra la corrupción definidos por el Pacto Mundial de las Naciones Unidas, promoviéndolos y haciéndolos suyos, y exigiendo a todos sus interlocutores que se comprometan a respetar absolutamente los principios contenidos en la Declaración Universal de los Derechos Humanos (DUDH). Al operar en un entorno que puede proporcionar autorizaciones específicas para la exportación de sus productos y servicios, IPS se compromete a cumplir todas las normativas nacionales, de la UE y de EE.UU. pertinentes, y obliga a sus interlocutores a hacerlo. En ausencia de garantías suficientes de cumplimiento de los principios generales aquí expuestos, IPS se compromete a abstenerse de participar en cualquier oportunidad de negocio y se reserva contractualmente el derecho a poner fin a cualquier colaboración existente en caso de cambio de contexto o de comprobación de incumplimiento por parte de sus interlocutores.
DIFUSIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL CÓDIGO ÉTICO
IPS S.p.A. se compromete:
- garantizar la más amplia difusión de su Código, en particular haciéndolo firmar para su aceptación por todos los empleados;
- publicación del Código en el sitio web;
- actualizarlo oportunamente para adaptarlo a posibles novedades normativas de relevancia para el propio código;
- poner también a disposición de todas las partes interesadas cualquier posible medio de aclaración sobre la interpretación y aplicación de las normas contenidas en el Código.
CONOCIMIENTO Y USO DEL CÓDIGO ÉTICO POR PARTE DE LOS EMPLEADOS
IPS S.p.A. opera en absoluto cumplimiento de las leyes y reglamentos vigentes en los países en los que desarrolla su actividad, de acuerdo con los principios establecidos en el Código Ético y los principios éticos comúnmente aceptados, según las normas internacionales en la realización de negocios, que son: transparencia, equidad y lealtad. La integridad moral es un deber constante de todos los Destinatarios que, por lo tanto, están obligados, en el ámbito de sus respectivas competencias, a conocer y observar las leyes y reglamentos vigentes en todos los países en los que IPS S.p.A. opera. Esto incluye también la atención y el cumplimiento de la normativa que regula la competencia, tanto en el mercado nacional como en el internacional. Las relaciones con las autoridades e instituciones públicas deben caracterizarse por la máxima imparcialidad, transparencia y cooperación, respetando plenamente las leyes y reglamentos y sus funciones institucionales. El personal de IPS S.p.A. está obligado a conocer las normas contenidas en el presente Código y tiene el deber de: abstenerse de comportamientos contrarios a dichas normas, dirigiéndose a sus Directivos en caso de necesidad de aclaraciones sobre la aplicación de las normas; comunicar rápidamente a su Directivo cualquier noticia relativa a posibles violaciones del Código o cualquier hipótesis/solicitud de violación que le haya sido propuesta; dicho Directivo será responsable de colaborar con las funciones corporativas encargadas de la investigación interna relativa a posibles riesgos de violación.
REGLAMENTO DE CONDUCTA
La misión de IPS S.p.A. consiste en la búsqueda de la excelencia en la realización de grandes proyectos informáticos y en el suministro de bienes, servicios y consultoría en el campo de la I.C.T. mediante la mejora de las competencias profesionales y el uso de herramientas tecnológicas innovadoras, con el fin de adquirir y mantener el liderazgo en el sector, creando así satisfacción para los clientes, valor para la empresa y un crecimiento profesional constante para sus empleados. Es política de IPS S.p.A. -y parte integrante de sus valores culturales- garantizar que las relaciones internas se caractericen por la plena confianza en las relaciones a todos los niveles: entre los Directivos y sus colaboradores, entre todo el personal y entre el personal y la Empresa. La base de esta confianza es el alto grado de compartición de los valores de la empresa, el espíritu de pertenencia y la participación en el proyecto común. Teniendo esto en cuenta, también es política de IPS S.p.A. promover una cultura interna caracterizada por el cumplimiento responsable de las Normas y Procedimientos Internos y, por supuesto, del Código Ético.
NORMAS DE CONDUCTA: DEBERES DE DIRECTORES, GERENTES, EMPLEADOS Y COLABORADORES.
Los directores, gerentes, empleados y colaboradores deben comprometerse a cumplir las leyes y reglamentos vigentes en todos los países en los que IPS S.p.A. opera. Este compromiso debe aplicarse también a todas las demás partes interesadas con las que IPS S.p.A. mantiene relaciones comerciales. Directores, gerentes, empleados y colaboradores realizan su trabajo con compromiso y constancia, atendiendo con diligencia las tareas y cometidos que se les encomiendan. El comportamiento debe ir encaminado a establecer relaciones de confianza y cooperación entre la organización y las personas interesadas a cualquier título en sus actividades. Al hacer uso de los bienes y servicios disponibles para su trabajo, el personal deberá poder justificar en todo momento que su utilización es conforme con el desempeño de su actividad profesional, evitando el despilfarro y el uso ineficiente de los mismos, garantizando, en todo caso, una adecuada conservación del valor de los bienes o servicios encomendados. Todos deben sentirse cuidadores y responsables de los activos de la empresa. El personal está sujeto a la estricta observancia del secreto oficial y a cualquier otra obligación de confidencialidad inherente a su cargo. En las relaciones privadas, los empleados con funciones directivas evitarán cualquier abuso de su posición con el fin de obtener ventajas indebidas para sí mismos o para otros. Se requieren directores, gerentes, empleados y colaboradores: actuar en los negocios con imparcialidad, sin permitir tratos de favor, adoptar sus decisiones con la máxima transparencia, rechazar presiones indebidas, no determinar ni contribuir a determinar situaciones de privilegio y no aprovecharse de ellas. Están prohibidos: prácticas corruptas, favores ilegítimos, comportamientos colusorios, solicitud directa o indirecta de ventajas personales o profesionales para sí mismo o para otros. No está permitido pagar u ofrecer, directa o indirectamente, pagos o beneficios materiales de cualquier tipo, proponer oportunidades de empleo a terceros, funcionarios públicos, empleados de la Administración Pública o a sus familiares y/o parientes políticos con el fin de influir en ellos o compensarlos por un acto de su cargo. Los actos de cortesía comercial, como regalos o formas de hospitalidad, sólo están permitidos cuando son de valor modesto, siempre que no superen un valor máximo de cortesía cuantificable según la costumbre ordinaria y el tipo de relación comercial y siempre en cumplimiento de la legislación vigente. Sin embargo, esto nunca debe interpretarse como una búsqueda de favores. En las relaciones con sus clientes, está obligada a observar escrupulosamente los procedimientos internos, a facilitar información precisa y completa sobre los productos y servicios para que el cliente pueda tomar decisiones con conocimiento de causa, y a atenerse a la verdad en la publicidad u otras comunicaciones. En las relaciones con los proveedores y en el caso de licitaciones, compras y, en general, suministro de bienes y servicios, es obligatorio
- Observar escrupulosamente los procedimientos relativos a la selección y gestión de las relaciones con los proveedores; no impedir que ninguna empresa proveedora
-en posesión de los requisitos exigidos- compita por la adjudicación de un contrato de suministro, adoptando criterios de evaluación objetivos y transparentes;
- obtener la cooperación de los proveedores para garantizar constantemente que los requisitos de los clientes de IPS S.p.A. se cumplan en términos de calidad, coste y plazos de entrega en una medida al menos igual a sus expectativas;
- no incurrir en conductas que puedan favorecer a uno o varios proveedores en detrimento de otros, ni en la fase de precalificación ni en la de adjudicación del suministro.
IPS S.p.A. exige que no se produzca ningún tipo de acoso en las relaciones laborales internas o externas, entendiendo por tal todas aquellas acciones que tiendan a aislar a grupos de trabajadores o individuos mediante actitudes hostiles e intimidatorias, incluido el acoso sexual, es decir, las propuestas de relaciones interpersonales realizadas a pesar de la expresa aversión del interlocutor. IPS S.p.A. prohíbe a todo el personal realizar su trabajo bajo los efectos del abuso del alcohol y/o el uso de estupefacientes y comercializarlos por cualquier motivo. La integridad moral es un deber constante de todos los destinatarios. Los Destinatarios también están obligados a asumir, en los locales de la Empresa y cuando actúen fuera de ellos en nombre y por cuenta de IPS S.p.A., un decoro personal en la higiene, vestimenta, comunicación escrita, verbal y gestual, en consonancia con los valores de sobriedad y cortesía propios de la organización. Por otra parte, IPS S.p.A. exige, en particular a los Administradores y Directivos, que se esfuercen activamente en proponer y realizar proyectos, inversiones y acciones comerciales y de gestión útiles para preservar y aumentar el patrimonio económico, tecnológico y profesional de la Sociedad. El cumplimiento de las normas del código ético es parte esencial de las obligaciones contractuales de los empleados de IPS S.p.A. - también en virtud y a los efectos del artículo 2104 del Código Civil y de las disposiciones del convenio colectivo de trabajo tomado como referencia en la organización. La infracción de las normas del código deontológico puede constituir un incumplimiento de las obligaciones primarias de la relación laboral y, a efectos de la misma, constituir una falta disciplinaria, con todas las consecuencias legales, incluso en lo que se refiere al mantenimiento de la relación laboral, y puede conllevar la indemnización de los daños y perjuicios derivados de la misma.
CONFLICTOS DE INTERESES
Los administradores, directivos, empleados y colaboradores en el ejercicio de sus funciones no deben tomar decisiones y no deben realizar actividades inherentes a sus funciones si se encuentran en una situación de conflicto de intereses. "El Código Civil establece en su artículo 2105 que el trabajador "no tratará negocios por cuenta propia o ajena, en competencia con el empresario, ni divulgará informaciones relativas a la organización y a los métodos de producción de la empresa, ni hará uso de ellas de manera que pueda perjudicarla". En el desarrollo de cualquier actividad, deben evitarse siempre situaciones en las que las personas implicadas estén o puedan incluso parecer estar en conflicto de intereses, entendiendo por tal tanto el caso en el que se persiga un interés distinto al de la organización como el caso en el que uno se aproveche personalmente de oportunidades de negocio de IPS S.p.A. A título enunciativo, pero no limitativo, las siguientes situaciones pueden dar lugar a un conflicto de intereses: ocupar un cargo de alta dirección o, en cualquier caso, tener poder de decisión y tener intereses económicos con proveedores, clientes o competidores, también a través de familiares y/o parientes políticos; tratar con proveedores y desarrollar actividades laborales -también por parte de un familiar- con proveedores; aceptar dinero, favores o cualquier otra utilidad de personas o empresas que estén o pretendan entablar relaciones comerciales con IPS S.p.A. Por lo tanto, los Destinatarios están obligados a notificar con prontitud a su superior jerárquico y/o persona de contacto funcional la aparición de situaciones de potencial conflicto de intereses entre sus propios intereses (directos o indirectos) y los de IPS S.p.A. En caso de que surja incluso la apariencia de un conflicto de intereses, se debe informar rápidamente a los responsables de la empresa, que se asegurarán de que la fuente de información se trate de forma correcta y confidencial y activarán los controles de verificación adecuados.
DERECHOS DEL PERSONAL Y VALORES COMPARTIDOS
IPS S.p.A. reconoce la centralidad de los recursos humanos en la convicción de que el principal factor de éxito de cualquier empresa es la contribución profesional de las personas que trabajan en ella, en un marco de lealtad y confianza mutua. Los recursos humanos son, por tanto, el elemento indispensable para la existencia y el desarrollo de la empresa. IPS S.p.A. se compromete a construir un entorno de trabajo basado esencialmente: en principios y valores, más que en reglas y normas de funcionamiento; en la competencia, la implicación y la motivación del personal, más que en la escala jerárquica de los cargos; en la eficacia de las relaciones, más que en los formalismos interpersonales; en la descentralización del nivel decisorio, más que en la centralización del mando. La participación en la toma de decisiones y la motivación del personal son, por tanto, las piedras angulares del "contrato" entre IPS S.p.A. y sus empleados para permitirles -a través de un proyecto común- expresar lo mejor de sus capacidades y a la Empresa alcanzar sus objetivos. IPS S.p.A. ofrece a todos los empleados las mismas oportunidades de empleo sin discriminación por motivos de etnia, sexo, religión, pertenencia a cualquier organización política, sindicato o de cualquier otro tipo. Las Funciones competentes se comprometen a adoptar criterios de mérito y competencia y, en todo caso, criterios estrictamente profesionales para cualquier decisión relativa a un empleado; a seleccionar, contratar, formar, remunerar y gestionar a los empleados sin discriminación de ningún tipo; a crear un entorno de trabajo en el que las características individuales no puedan dar lugar a discriminación de ningún tipo. IPS S.p.A. se compromete a adoptar un sistema de evaluación del rendimiento y del potencial basado en criterios de evaluación objetivos. IPS S.p.A. se compromete a garantizar a los empleados un proceso articulado, generalizado y continuo de aprendizaje colectivo, a través de modelos de formación capaces de potenciar las competencias y mejorar los conocimientos, las capacidades y los comportamientos de las personas, con el fin de permitir a la organización empresarial alcanzar sus objetivos a lo largo del tiempo y fomentar las capacidades y aspiraciones legítimas de las personas que, de este modo, pueden encontrar su realización en conjunción con la consecución de los objetivos de la empresa. IPS S.p.A. requiere un estilo de gestión altamente participativo y orientado a maximizar el valor de los recursos asignados a través del ejemplo, la confianza, la comunicación, la atención continua a las necesidades expresadas por los empleados, la claridad de los roles asignados, la construcción de un espíritu de equipo, el optimismo, para que cada grupo de trabajo exprese un valor superior a la suma de sus individuos. IPS S.p.A. se compromete a garantizar un sistema de circulación de la información dentro de la empresa para permitir que los empleados y colaboradores puedan operar, en el desempeño de sus funciones, con un nivel adecuado de información, incluida la inherente a los objetivos y estrategias fundamentales de la empresa. IPS S.p.A. se compromete a aplicar plenamente todos los principios y disposiciones de aplicación para proteger la salud de los trabajadores en el lugar de trabajo, adoptando todas las medidas necesarias y adecuadas, de acuerdo con los mejores conocimientos técnico-científicos, con el fin de garantizar la absoluta conformidad del lugar de trabajo con los más altos estándares de seguridad e higiene en el trabajo. Por lo tanto, las Funciones encargadas de la higiene y la seguridad en el trabajo - de conformidad con el Decreto Legislativo 81/08 - se comprometen a garantizar la máxima seguridad en el entorno de trabajo para el personal, los colaboradores y los huéspedes de las instalaciones de la empresa.
OBLIGACIONES DE CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE LA VIDA PRIVADA
IPS S.p.A. pone en práctica el pleno respeto del Código en materia de protección de los datos personales y de las normas que protegen la privacidad de todos los Destinatarios y, más en general, de todos aquellos que tienen, por cualquier motivo, contacto con la organización. El personal no puede acceder a los documentos internos, formalizados o en proceso de elaboración, por razón de las tareas que tiene asignadas y, en todo caso, en cumplimiento de las obligaciones legales vigentes y en la forma establecida en el documento corporativo de Privacidad, incluido el manual de "medidas mínimas de seguridad". El personal mantendrá la confidencialidad de cualquier información empresarial y/o comercial adquirida en el curso de su trabajo, salvo lo dispuesto en las normas internas aplicables. El personal no mantendrá relaciones con la prensa u otros medios de comunicación de masas en relación con las actividades de IPS S.p.A., a menos que dicha actividad constituya un mandato específico de su función o haya sido expresamente autorizada con antelación por su superior. Además, el personal no divulgará en ningún sitio o comunidad virtual de Internet, comentarios o información relativa a la privacidad de las personas físicas o jurídicas relacionadas con IPS S.p.A. IPS S.p.A. implementa las disposiciones en aplicación del Reg. UE 679/2016 (GDPR) destinadas a proteger los datos personales tales datos, sujetos a tratamiento, deben ser: - un trato legal y justo; - recogidos y registrados con fines explícitos y legítimos, y utilizables en otras operaciones de tratamiento en términos no incompatibles con dichos fines, exactos y, en su caso, actualizados; - pertinentes, completos y no excesivos en relación con los fines para los que se recogen y posteriormente se tratan; - conservarse en una forma que permita la identificación de los interesados durante un período no superior al necesario para los fines para los que fueron recogidos o posteriormente tratados.
SISTEMA DE CONTROL INTERNO E INFORMACIÓN
El sistema de control interno de IPS S.p.A. debe basarse en los principios de transparencia de los actos y verificación de los controles internos, y en particular: cada operación y transacción debe estar correctamente registrada, autorizada, verificable, legítima, coherente y congruente. Todas las acciones y operaciones de IPS S.p.A. deben ser verificadas en su proceso de toma de decisiones, autorización y ejecución. Para cada operación se archiva una documentación justificativa adecuada de la actividad realizada, de modo que se pueda reconstruir con precisión la operación e identificar los distintos niveles de responsabilidad, el sistema debe garantizar la aplicación del principio de separación de funciones, según el cual la autorización para realizar una operación debe ser validada por una persona distinta de la que la contabiliza, la realiza operativamente o la controla. El personal de IPS S.p.A. que tenga conocimiento de violaciones del presente Código, así como de omisiones, falsificaciones, negligencias de las cuentas o de la documentación en la que se basan los registros, deberá informar formalmente de los hechos a los Directivos de la Empresa. IPS S.p.A. se compromete a mantener y desarrollar procedimientos manuales e informáticos para regular la realización de las actividades mencionadas, previendo los puntos de control adecuados y la aplicación del principio de separación de funciones y el cumplimiento de los principios contables. IPS S.p.A. va a asignar a cargos directivos definidos, mediante resoluciones específicas de los Consejos de Administración, poderes de autorización y firma apropiados en línea con las responsabilidades organizativas y de gestión. IPS S.p.A. se compromete a establecer un sistema de control de gestión que le permita obtener información oportuna sobre la existencia de situaciones críticas generales o particulares. IPS S.p.A. se compromete a comunicar y formar a sus empleados sobre herramientas como los poderes de autorización, las líneas jerárquicas de información, los procedimientos y todo aquello que contribuya a la transparencia de las operaciones diarias; todos los empleados deben participar en el sistema de control de la empresa. Los directivos y las empresas de auditoría designadas tienen libre acceso a los datos, documentos e información útiles para el desempeño de las actividades de las que son responsables y competentes.
INCUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO ÉTICO
La violación de los principios establecidos en el Código Ético y en los procedimientos establecidos en los protocolos específicos compromete la relación de confianza entre IPS S.p.A. y los Destinatarios. Por lo tanto, IPS S.p.A. perseguirá dichas infracciones de forma incisiva, rápida e inmediata, mediante medidas disciplinarias apropiadas y proporcionadas, independientemente de la posible relevancia penal, civil y administrativa de dicha conducta. Todos los destinatarios deben tomarse en serio los efectos de las violaciones de los principios establecidos en el Código Ético y los protocolos específicos. Con el fin de proteger su imagen y salvaguardar sus recursos, IPS S.p.A. no mantendrá relación alguna con partes que no tengan la intención de operar en estricto cumplimiento de la normativa vigente y/o se nieguen a firmar y aceptar comportarse de acuerdo con los valores y principios establecidos en el mencionado Código Ético.