Ethical Code

PREMESSA

Il presente Codice Etico esprime gli impegni e le responsabilità etiche nella conduzione degli affari e delle attività aziendali assunti da tutti coloro che intrattengono rapporti di qualsiasi natura con IPS S.p.A. o ne promuovono lo sviluppo a qualsiasi livello di responsabilità.

Tale Codice Etico rappresenta una componente fondamentale del proprio modello organizzativo e del sistema di controllo interno, nel convincimento che l’etica nella conduzione degli affari sia anche condizione di successo dell’impresa.

La predisposizione del presente Codice Etico e, quindi la sua applicazione, costituiscono elemento essenziale del sistema di controllo preventivo della IPS S.p.A., nonché direttiva, le cui regole di condotta devono essere tenute presenti nella quotidianità del lavoro.

La IPS S.p.A. vigilerà con attenzione sull’osservanza del Codice, predisponendo adeguati strumenti di informazione, prevenzione e controllo e assicurando la trasparenza delle operazioni e dei comportamenti posti in essere, intervenendo, eventualmente, con azioni correttive.

1. DESTINATARI ED AMBITI D’APPLICAZIONE DEL CODICE

Destinatari del codice sono:

o Membri del Consiglio di Amministrazione;

o Membri del Collegio Sindacale;

o Direttori e Dirigenti;

o Quadri, Dipendenti e tutti i collaboratori con cui si intrattengono rapporti contrattuali a qualsiasi titolo, anche di tipo occasionale e/o temporaneo.

Il Codice Etico si applica, previa approvazione dei rispettivi Consigli di Amministrazione, ed è conseguentemente vincolante per i comportamenti di tutti i suoi collaboratori.

Infine, il Codice avrà un impatto verso tutti coloro che intrattengono rapporti commerciali e/o finanziari e di qualsiasi natura con la IPS S.p.A.

2. IMPARZIALITA’

La presenza della IPS S.p.A., in espansione sui mercati nazionali ed internazionali, l’operatività nei diversi contesti e la molteplicità dei propri interlocutori rende di primaria importanza la gestione dei rapporti interni.

Nelle decisioni che influiscono sulle relazioni con i suoi stakeholders, IPS S.p.A. evita ogni discriminazione in base all’età, al sesso, allo stato di salute, alla etnia, alla nazionalità, alle opinioni politiche e credenze religiose dei suoi interlocutori (azionisti di minoranza, dipendenti, clienti, fornitori, istituzioni).

3. DIFFUSIONE ED AGGIORNAMENTO DEL CODICE ETICO

IPS S.p.A. si impegna:

o ad assicurare la massima diffusione del proprio Codice con l’invio per posta interna a tutti i suoi dipendenti per presa visione e successiva accettazione sottoscritta;

o alla pubblicazione del Codice sul sito;

o ad aggiornarlo tempestivamente al fine di adeguarlo alle possibili evoluzioni normative di rilevanza per il codice stesso;

o a mettere inoltre a disposizione di tutti gli interessati ogni possibile strumento di chiarimento circa l’interpretazione e l’attuazione delle norme contenute nel Codice stesso.

4. CONOSCENZA ED UTILIZZO DEL CODICE ETICO DA PARTE DEI DIPENDENTI

IPS S.p.A. opera nell’assoluto rispetto delle leggi e delle normative vigenti nei Paesi in cui svolge la propria attività, in conformità ai principi fissati nel Codice Etico e ai principi etici di comune accettazione, secondo gli standard internazionali nella conduzione degli affari che sono: trasparenza, correttezza, e lealtà.

L’integrità morale è un dovere costante di tutti i Destinatari i quali sono pertanto tenuti, nell’ambito delle rispettive competenze, a conoscere e ad osservare le leggi ed i regolamenti vigenti in tutti i Paesi in cui IPS S.p.A. opera.

In tale contesto rientra anche l’attenzione ed il rispetto delle normative che regolano la concorrenza, sia sul mercato nazionale che a livello internazionale.

I rapporti con le Autorità ed Istituzioni pubbliche devono essere improntati alla massima correttezza, trasparenza e collaborazione, nel pieno rispetto delle leggi e delle normative e delle loro funzioni istituzionali.

Il personale della IPS S.p.A. è tenuto a conoscere le norme contenute nel presente codice e ha il dovere di: astenersi da comportamenti contrari a tali norme, rivolgendosi ai propri Responsabili in caso di necessità di chiarimenti sulle modalità di applicazione delle stesse; riferire tempestivamente al proprio Responsabile circa qualsiasi notizia in merito a possibili violazioni del Codice o in merito a qualsiasi ipotesi/richiesta di violazione sia stata loro proposta; sarà cura del suddetto Responsabile collaborare con le Funzioni aziendali deputate all’accertamento interno circa possibili rischi di violazioni.

5. NORME COMPORTAMENTALI: PRINCIPI GENERALI

La missione della IPS S.p.A. consiste nella ricerca dell’eccellenza nella realizzazione di importanti progetti informatici e nella fornitura di beni, servizi e consulenza nel campo I.C.T attraverso la valorizzazione delle competenze professionali e l’utilizzo di strumenti tecnologici innovativi, al fine di acquisire e mantenere la leadership nel settore, creando in tal modo soddisfazione per i Clienti, valore per l’Azienda e costante crescita professionale per i collaboratori.

E’ politica della IPS S.p.A. – ed è parte integrante dei propri valori culturali – fare in modo che i rapporti interni siano caratterizzati dalla piena fiducia nelle relazioni a tutti i livelli: tra i Responsabili e i loro collaboratori, tra tutto il personale e tra il personale e l’Azienda.

A fondamento di tale fiducia è la elevata condivisione dei valori aziendali, dello spirito di appartenenza e della partecipazione al progetto comune.

Pur con tale presupposto è anche politica della IPS S.p.A. promuovere una cultura interna caratterizzata da una responsabile osservanza delle Regole e delle Procedure interne nonché, appunto, del Codice etico.

6. NORME COMPORTAMENTALI: DOVERI DEGLI AMMINISTRATORI, DEI DIRIGENTI, DEI DIPENDENTI E DEI COLLABORATORI.

Amministratori, dirigenti, dipendenti e collaboratori devono impegnarsi al rispetto delle Leggi e dei regolamenti vigenti in tutti i Paesi in cui IPS S.p.A. opera.

Tale impegno deve valere anche per tutti gli altri portatori di interesse con i quali IPS S.p.A. ha relazioni d’affari.

Amministratori, dirigenti, dipendenti e collaboratori svolgono la propria opera con impegno e costanza, attendendo con diligenza alle mansioni e agli incarichi affidati.

Il comportamento deve essere volto a stabilire rapporti di fiducia e collaborazione tra l’organizzazione e i soggetti interessati a qualunque titolo all’attività da Essa svolta.

Nel fruire dei beni e dei servizi a disposizione per il proprio lavoro, il personale dovrà in ogni momento essere in grado di giustificarne l’uso come conforme all’esercizio della propria attività professionale, evitando sprechi e impieghi inefficienti degli stessi, garantendo così, in ogni caso, una corretta conservazione del valore del bene o del servizio affidato.

Ognuno deve sentirsi custode e responsabile dei beni aziendali.

Il personale è tenuto al rigoroso rispetto del segreto d’ufficio e di ogni ulteriore obbligo di riservatezza inerente alla posizione occupata.

Nei rapporti privati i dipendenti che svolgono ruoli di direzione dovranno evitare ogni abuso della propria posizione con lo scopo di conseguire indebiti vantaggi per sé o per altri.

Amministratori, dirigenti, dipendenti e collaboratori sono tenuti: a operare negli affari con imparzialità, senza indulgere a trattamenti di favore, ad assumere le proprie decisioni nella massima trasparenza, a respingere indebite pressioni, a non determinare, né concorrere a determinare, situazioni di privilegio e a non fruirne.

Sono proibite: pratiche di corruzione, favori illegittimi, comportamenti collusivi, sollecitazioni dirette o indirette di vantaggi personali o di carriera per sé o per altre persone. Non è consentito corrispondere né offrire direttamente o indirettamente, pagamenti o benefici materiali di qualsiasi entità, proporre opportunità di impiego a terzi, a pubblici ufficiali, a dipendenti della Pubblica Amministrazione o a loro parenti e/o affini per influenzare o compensare un atto del loro ufficio.

Atti di cortesia commerciale, come omaggi o forme di ospitalità, sono consentiti solo quando essi siano di modico valore purché non eccedenti un valore massimo di cortesia quantificabile secondo l’ordinaria consuetudine e tipologia di relazione commerciale e sempre nel rispetto delle Leggi vigenti. Ciò non deve comunque mai essere interpretabile come una ricerca di favori.

Nei rapporti con i propri clienti è fatto obbligo di osservare scrupolosamente le procedure interne, di fornire accurate ed esaurienti informazioni circa prodotti e servizi in modo che il cliente possa assumere decisioni consapevoli, di attenersi a verità nelle comunicazioni pubblicitarie o di altro genere.

Nei rapporti con i fornitori e nella fattispecie di appalto, approvvigionamento e in genere di fornitura di beni e servizi è fatto obbligo di:

o osservare scrupolosamente le procedure inerenti la selezione e gestione dei rapporti con i fornitori; non precludere ad alcuna azienda fornitrice – in possesso dei requisiti richiesti – la possibilità di competere per aggiudicarsi una fornitura, adottando dei criteri di valutazione oggettivi e trasparenti;

o ottenere la collaborazione dei fornitori nell’assicurare costantemente il soddisfacimento delle esigenze dei clienti della IPS S.p.A. in termini di qualità, costo e tempi di consegna in misura almeno pari alle loro aspettative;

o non attuare comportamenti che possano favorire sia nella fase di prequalifica sia in quella di aggiudicazione di forniture, uno o più fornitori a scapito di altri.

IPS S.p.A. esige che nei rapporti di lavoro interni o esterni non venga dato luogo a molestie, intendendo come tali tutte quelle azioni che tendono ad isolare mediante atteggiamenti ostili ed intimidatori gruppi di lavoratori o singoli, includendo tra queste anche le molestie sessuali, ovvero le proposte di relazioni interpersonali condotte nonostante un espresso non gradimento dell’interlocutore.

IPS S.p.A. vieta a tutto il personale di prestare il proprio lavoro sotto gli effetti di abuso di sostanze alcoliche e/o l’uso di stupefacenti e di commercializzarle a qualsiasi titolo.

L’integrità morale è un dovere costante di tutti i Destinatari.

I Destinatari sono altresì tenuti ad assumere nei locali Aziendali e quando operano all’esterno in nome e per conto della IPS S.p.A., un decoro personale nell’igiene, nell’abbigliamento, nella comunicazione scritta, verbale e gestuale, in consonanza con i valori di sobrietà ed educazione propri dell’organizzazione

Con particolare riferimento agli Amministratori e ai Dirigenti, inoltre, IPS S.p.A. richiede che questi si adoperino attivamente al fine di proporre e realizzare i progetti, gli investimenti e le azioni commerciali e gestionali utili a conservare ed accrescere il patrimonio economico, tecnologico e professionale dell’Azienda.

L’osservanza delle norme del codice etico è parte essenziale delle obbligazioni contrattuali dei dipendenti della IPS S.p.A. – anche ai sensi e per gli effetti dell’art. 2104 del Codice Civile e di quanto previsto nel contratto collettivo di lavoro preso a riferimento nell’organizzazione.

La violazione delle norme del codice etico potrà costituire inadempimento alle obbligazioni primarie del rapporto di lavoro e, per gli effetti, integrare la fattispecie di illecito disciplinare, con ogni conseguenza di legge anche in ordine alla conservazione del rapporto di lavoro e potrà comportare il risarcimento dei danni dalla stessa derivanti.

7. CONFLITTI DI INTERESSE

Amministratori, dirigenti, dipendenti e collaboratori nell’esercizio delle proprie funzioni non devono assumere decisioni e non devono svolgere attività inerenti alle proprie mansioni, ove versino in situazioni di conflitto di interesse.

"Il Codice Civile prevede all’art. 2105 che il dipendente” non deve trattare affari per conto proprio o di terzi, in concorrenza con l’imprenditore, né divulgare notizie attinenti all’organizzazione e ai metodi di produzione dell’impresa o farne uso in modo da recare ad essa pregiudizio”.

Nella conduzione di qualsiasi attività devono sempre evitarsi situazioni ove i soggetti coinvolti siano o possono anche solo apparire in conflitto di interesse; intendendosi sia il caso in cui si persegua un interesse diverso da quello dell’organizzazione, sia il caso in cui ci si avvantaggi personalmente di opportunità di affari della IPS S.p.A.

A titolo esemplificativo e non esaustivo, possono determinare conflitto d’interesse le seguenti situazioni: svolgere una funzione di vertice o comunque con poteri decisionali ed avere interessi economici con fornitori, clienti o concorrenti anche attraverso familiari e/o affini; curare rapporti con i fornitori e svolgere attività lavorativa – anche da parte di un familiare – presso fornitori; accettare danaro, favori o qualsivoglia utilità da persone o aziende che sono o intendono entrare in affari con IPS S.p.A.

È pertanto fatto obbligo ai Destinatari di comunicare tempestivamente, al superiore gerarchico e/o al referente funzionale, l’insorgere di situazioni di potenziale conflitto dell’interesse proprio (diretto o indiretto) con quello della IPS S.p.A.

Nel caso in cui si manifesti anche solo l’apparenza di un conflitto di interessi, si è tenuti tempestivamente ad informare i responsabili dell’Azienda, i quali si fanno garanti della corretta e riservata gestione della fonte informativa e attivano gli opportuni controlli di verifica.

8. DIRITTI DEL PERSONALE E VALORI CONDIVISI

IPS S.p.A. riconosce la centralità delle risorse umane nella convinzione che il principale fattore di successo di ogni impresa sia costituito dal contributo professionale delle persone che vi operano, in un quadro di lealtà e fiducia reciproca.

Le risorse umane rappresentano pertanto l’elemento indispensabile per l’esistenza e lo sviluppo dell’impresa.

IPS S.p.A. si impegna alla costruzione di un ambiente di lavoro fondato essenzialmente: su principi e valori, prima che su regole e norme di funzionamento; sulla competenza, sul coinvolgimento e sulla motivazione del personale, prima che sulla scala gerarchica delle posizioni; sull’efficacia delle relazioni, più che sui formalismi interpersonali, sul decentramento del livello decisionale, più che sull’accentramento del comando.

Il coinvolgimento nelle decisioni e la motivazione del personale costituiscono pertanto i cardini del "contratto” tra IPS S.p.A. e i propri collaboratori per consentire loro – attraverso un progetto comune – di esprimere il massimo delle proprie capacità e all’Azienda di conseguire i propri obiettivi.

IPS S.p.A. offre a tutti i dipendenti le medesime opportunità di lavoro senza discriminazione di etnia, di sesso, di religione, di appartenenza a qualsivoglia organizzazione politica, sindacale o di altro genere. Le Funzioni competenti si impegnano ad adottare criteri di merito e di competenza e comunque strettamente professionali per qualunque decisione relativa ad un dipendente, a selezionare, assumere, formare, retribuire e gestire i dipendenti senza discriminazione alcuna; a creare un ambiente di lavoro nel quale le caratteristiche individuali non possano dare luogo a discriminazioni di alcun tipo.

IPS S.p.A. si impegna ad adottare un sistema di valutazione delle prestazioni e del potenziale fondato su criteri oggettivi di valutazione.

IPS S.p.A. si impegna ad assicurare ai dipendenti un processo articolato, diffuso e continuo di apprendimento collettivo, attraverso modelli di formazione che siano in grado di accrescere le competenze e di migliorare conoscenze, capacità e comportamenti dei singoli al fine di consentire all’organizzazione aziendale di raggiungere i propri obiettivi nel tempo e favorire le capacità, e le legittime aspirazioni dei singoli che possano così trovare la propria realizzazione in concomitanza con il raggiungimento degli obiettivi aziendali.

IPS S.p.A. richiede uno stile di management fortemente partecipativo e orientato alla valorizzazione massima delle risorse assegnate attraverso l’esempio, la fiducia, la comunicazione, l’attenzione continua ai bisogni espressi dai collaboratori, la chiarezza dei ruoli assegnati, la costruzione di uno spirito di team, l’ottimismo, così che ogni gruppo di lavoro esprima un valore superiore alla somma dei singoli individui.

IPS S.p.A. si impegna ad assicurare un sistema di circolazione delle informazioni all’interno dell’azienda al fine di consentire ai dipendenti e ai collaboratori di poter operare, nello svolgimento del proprio ruolo, con un opportuno livello di informazioni, incluse quelle inerenti a obiettivi e strategie fondamentali dell’Azienda.

IPS S.p.A. si impegna ad attuare pienamente tutti i principi e le disposizioni attuative che consentano di tutelare la salute dei lavoratori sul posto di lavoro approntando tutte le misure necessarie ed opportune, alla stregua delle migliori conoscenze tecnico-scientifiche, in vista della garanzia della assoluta conformità dei luoghi di lavoro ai più elevati standard in materia di sicurezza ed igiene del lavoro.

Pertanto le Funzioni preposte alla tutela dell’igiene e sicurezza del lavoro – ai sensi del D. Lgs 81/08– sono impegnate a garantire la massima sicurezza degli ambienti di lavoro per il personale, i collaboratori e gli ospiti delle sedi aziendali.

9. OBBLIGHI DI RISERVATEZZA E TUTELA DELLA PRIVACY

IPS S.p.A. mette in atto il pieno rispetto del Codice in materia di protezione dei dati personali e della normativa posta a tutela della privacy di tutti i Destinatari e, più in generale, di tutti coloro che abbiano, a qualsiasi titolo, contatti con l’organizzazione.

Al personale non è consentito l’accesso a documenti interni, sia formalizzati, sia in fase di redazione, in ragione delle mansioni assegnate e, in ogni caso, nel rispetto degli obblighi normativi vigenti e nelle modalità previste dal documento aziendale Privacy comprensivo del manuale "misure minime di sicurezza”.

Il personale mantiene il segreto su qualsiasi informazione aziendale e/o commerciale acquisita nel corso dello svolgimento della sua attività, salvo quanto previsto dal regolamento interno vigente.

Il personale non intrattiene rapporti con organi di stampa o altri mezzi di comunicazione di massa riguardanti le attività della IPS S.p.A., salvo che tale attività costituisca un mandato specifico del suo ruolo ovvero sia stata espressamente e preventivamente autorizzata dal suo Responsabile.

Inoltre, il personale non divulga in qualsiasi sito o comunità virtuale su internet, commenti o informazioni riconducibili alla privacy dei soggetti fisici o giuridici collegati alla IPS S.p.A.

IPS S.p.A. attua le disposizioni in applicazione del Reg. UE 679/2016 (GDPR) finalizzate alla tutela dei dati personali tali dati, oggetto di trattamento, devono essere trattati in modo lecito e secondo correttezza; raccolti e registratiper scopi espliciti e legittimi, ed utilizzabili in altre operazioni del trattamento in termini non incompatibili con tali scopi, esatti e, se necessario, aggiornati; pertinenti, completi e non eccedenti rispetto alle finalità per le quali sono raccolti e successivamente trattati; conservatiin una forma che consenta l’identificazione dell’interessato per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti o successivamente trattati.

10. SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO E SEGNALAZIONI

Il sistema di controllo interno della IPS S.p.A. deve essere improntato ai principi di trasparenza degli atti e della verifica dei controlli interni, e in particolare: ogni operazione e transazione deve essere correttamente registrata, autorizzata, verificabile, legittima, coerente e congrua.

Tutte le azioni ed operazioni della IPS S.p.A. devono essere verificate nel loro processo di decisione, autorizzazione e svolgimento.

Per ogni operazione è conservata agli atti un’adeguata documentazione di supporto all’attività svolta, in modo da consentire la ricostruzione accurata dell’operazione e l’individuazione dei diversi livelli di responsabilità, il sistema deve garantire l’applicazione del principio di separazione delle Funzioni per cui l’autorizzazione all’espletamento di un’operazione deve essere validata da persona diversa da chi la contabilizza, esegue operativamente o controlla l’operazione.

Il personale della IPS S.p.A. che venisse a conoscenza di violazioni al presente Codice, nonché di omissioni, falsificazioni, trascuratezza della contabilità o della documentazione su cui le registrazioni si fondono è tenuto a segnalare formalmente i fatti ai Responsabili aziendali.

IPS S.p.A. si impegna a mantenere ed a sviluppare procedure manuali e informatiche tali da regolamentare lo svolgimento delle suddette attività, prevedendo gli opportuni punti di controllo e l’applicazione del principio della separazione dei compiti ed il rispetto dei principi contabili.

IPS S.p.A. si avvia ad attribuire a definite posizioni manageriali, mediante specifiche delibere dei Consigli di Amministrazione, idonei poteri autorizzativi e di firma in coerenza con le responsabilità organizzative e gestionali.

IPS S.p.A. si impegna a predisporre un sistema di controllo di gestione che consenta di ottenere tempestivamente l’informazione sull’esistenza di situazioni di criticità generale o particolare.

IPS S.p.A. si impegna a comunicare e formare i propri dipendenti su strumenti quali poteri autorizzativi, le linee di dipendenza gerarchica, le procedure e tutto quello che contribuisca a dare trasparenza all’operare quotidiano; tutti i dipendenti devono farsi partecipi del sistema di controllo aziendale.

I responsabili e le società di revisione incaricate hanno libero accesso ai dati, alla documentazione e alle informazioni utili per lo svolgimento dell’attività di loro responsabilità e competenza.

11. VIOLAZIONE DEL CODICE ETICO

La violazione dei principi fissati nel Codice Etico e nelle procedure previste dai protocolli specifici compromette il rapporto fiduciario tra IPS S.p.A. ed i Destinatari.

Tali violazioni saranno dunque perseguite dalla IPS S.p.A. incisivamente, con tempestività e immediatezza, in forza di provvedimenti disciplinari adeguati e proporzionati, indipendentemente dall’eventuale rilevanza penale, civile e amministrativa di tali comportamenti.

Gli effetti delle violazioni dei principi fissati nel Codice Etico e dei protocolli specifici devono essere tenuti in seria considerazione da tutti i Destinatari.

IPS S.p.A. a tutela della propria immagine e a salvaguardia delle proprie risorse non intratterrà rapporti di alcun tipo con soggetti che non intendano operare nel rigoroso rispetto della normativa vigente e/o rifiutino di sottoscrivere ed accettare di comportarsi secondo i valori ed i principi fissati nel suddetto Codice Etico.